Structurer le dispositif de conception

Fiche n° 8

Dernière mise à jour21 septembre 2023

Objectif

Concevoir, organiser et initier le processus de conception du dispositif de VAE afin d’en assurer l’efficience, la qualité et la pertinence.

L’autorité chef de file pour la VAE est-elle clairement identifiée ?
Les institutions et les acteurs qui doivent être impliquées dans le pilotage du dispositif de conception ont-ils été identifiés ?
La comitologie à mettre en place pour la conception du dispositif est-elle validée ?
Les actes pour créer et installer les instances sont-ils pris ?
La hiérarchie des instances (comités, commissions et groupes de travail) est-elle actée ?
Le format et la composition de chaque instance garantissent-elles représentativité, efficience et
efficacité ?
La responsabilité et l’autorité de l’instance de pilotage sont-elles institutionnellement actées ?
Le calendrier du processus de conception et de mobilisation des instances est-il réaliste et maîtrisable ?
La composition des groupes de productions chargés des aspects techniques de la conception garantit-elle la qualité scientifique et opérationnelle des productions ?
Les modalités d’animation des groupes et instances, et de restitution de leurs résultats sont-elles
arrêtées ?

Organigrammes hiérarchiques et fonctionnels
Actes et documents institutionnels sur les stratégies et sur la politique nationale de l’emploi et de la formation professionnelle, les orientations du système d’éducation, d’enseignement et de formation
Listes d’acteurs à mobiliser (institutionnels, experts, professionnels, …)

Contraintes à prendre en compte

Le cadre législatif et réglementaire de la formation professionnelle et de la certification
La nature et le mode de gouvernance du système de certification et de formation professionnelle
Les processus administratifs et les délais de désignation et nomination des personnes
Les responsabilités institutionnelles exclusives, partagées, concurrentes

Repérer les particularités

La répartition des responsabilités effectives en matière de formation et/ou de certification
L’élargissement du panel d’acteurs en temps voulu en fonction de certains sujets, en particulier des aspects législatifs, réglementaires, financiers et budgétaires de la VAE

Évaluer sa marge de manœuvre

Le niveau de souplesse dans les échéances affichées pour la conception du dispositif

Identifier et nommer le service agissant comme point focal pour la VAE au sein de l’autorité responsable
Désigner et nommer la personne agissant comme chef du projet de conception du dispositif de VAE au sein de l’autorité responsable
Assigner au dispositif de conception ainsi que les missions des instances qui en sont chargées et du chef de projet conception les objectifs de production définis pour la conception du dispositif de VAE
Identifier et nommer les personnes ressource agissant comme experts pour la VAE
Instituer le comité de pilotage dès que la décision politique de conception du dispositif de VAE a été prise
Élaborer et formaliser la méthodologie de conception du dispositif, réflexion-production-expérimentation-consultation-contrôle qualité-validation des résultats
Soumettre au COPIL la comitologie et la méthodologie de conception pour validation
Qualifier et constituer et les autres instances - groupe technique, groupes de production, etc. - avec des personnalités aptes à s’engager
Concevoir le chronogramme du processus de conception en identifiant tous les sous-processus et les réunions des instances
Prendre en temps voulu les actes nécessaires pour inviter les membres des instances

Documenter et formaliser la méthodologie de conception et la comitologie
Prendre et diffuser tout acte nécessaire à la mise en œuvre effective du processus de conception
Etablir les comptes rendus et procès-verbaux nécessaires